Uno de los aspectos más importantes para el éxito de un freelancer es mantener un buen número de clientes frecuentes y sobre todo saber y poder atenderlos. Es una habilidad fundamental saber cómo desarrollar varios proyectos a la vez ¡Lo importante es que, si no cuentas con esta habilidad, la puedes desarrollar! Así que tranquilo. Cuando se comienza en este nuevo sistema de trabajo lo ideal es empezar poco a poco, con un proyecto a la vez. Esto nos ayuda a identificar los aspectos claves para ir organizando mejor nuestro tiempo y diseñar un plan estratégico que nos permita aprovechar al máximo las 24 horas del día. De esta manera será mucho más fácil poder gestionar varios proyectos simultáneamente sin descuidar la puntualidad en la entrega y la calidad del resultado ¡Para que el cliente quede totalmente satisfecho con el trabajo! A su vez, el cliente dejará un buen comentario y una buena calificación que hará que nuestro perfil suba de nivel y sea más llamativo y popular para los demás clientes ¡Haciendo tu servicio más solicitado!
Ten cuidado en no cometer los siguientes errores por exceso de trabajo mal organizado:
- Tomar tus horas de descanso, almuerzo, comida, cena u horas de sueño para sacar todo.
- No contestar los mensajes o llamadas al cliente por no tener el avance acordado.
- Descuidar la calidad y perfección de los proyectos por las prisas.
- Entregar proyectos incompletos.
Realmente es todo un arte saber gestionar múltiples proyectos simultáneamente, lo ideal es hacer que las horas productivas del día sean suficientes para cubrir el trabajo que se tiene ¡El día tiene las mismas 24 horas para todos, lo diferente es cómo las utilizamos!
De la manera en cómo manejamos nuestro tiempo, será la misma en la que logremos cumplir nuestros objetivos y el éxito como freelancer. Workopolis te comparte los mejores tips con los que puedes aprender a desarrollar varios proyectos a la vez.
- Debes priorizar tareas: Organiza las prioridades de mayor a menor ¡Importante identificar! Qué tareas son lo más importante sin confundir las tareas que no lo son tanto, todos los proyectos tienen un nivel de prioridad distinto y eso es la clave para priorizar correctamente. Haz una lista de los aspectos a considerar a la hora de priorizar las tareas, como, por ejemplo: fechas de entrega o fechas de avances, complejidad, entre otros. Finalmente define objetivos por día y por proyecto ¡Cuidando avanzar diariamente en todos los proyectos que se tienen!
- Divide el tiempo por bloques: Es mucho más organizado y eficiente crear horarios que se respeten, el tiempo rinde mejor si se enfoca en una sola cosa a la vez. Si se tienen 4 proyectos organizados por prioridad, usando tu criterio como experto en el área y asigna un par de horas a cada uno. Ejemplo:
- Proyecto 1: 2 horas y media
- Proyecto 2: 2 horas
- Proyecto 3: 1 hora y media
- Proyecto 4: 1 hora
- Tareas múltiples: 1 hora
En el último punto donde dice Tareas múltiples es el bloque donde debes agrupar las actividades cómo: devolver llamadas, correos, whatsapp, hacer facturas, cotizaciones entre otras. Lo más recomendable es que las primeras horas del día donde sé está más fresco y concentrado siempre se dediquen al proyecto considerado con mayor prioridad. Pero la organización de los bloques depende del criterio de cada uno.
- Quita toda distracción: El lugar que asignes para realizar tus actividades laborales tiene que ser tranquilo, ventilado e iluminado ¡Esto depende de cada personalidad! Lo importante es que te sientas cómodo para trabajar. Quita las tentaciones para tener mayor eficiencia en el tiempo y en la concentración, las distracciones también varían dependiendo la costumbre, hay quienes pueden trabajar muy bien escuchando música mientras que otras personas no pueden enfocarse si escuchan música, otras distracciones pueden ser las mascotas, los bocadillos, las redes sociales y los videojuegos entre otras.
- Regula tu carga de trabajo: No aceptes más proyectos hasta que tengas los proyectos actuales al día, con los avances planteados y sobre todo hasta estar seguro de que tienen un bloque de espacio mínimo de una hora donde acomodar otro proyecto ¡No olvides respetar tus horas de sueño y alimentos! Puedes usar muchos programas en línea o app que te ayudan a crear tus cronogramas de actividades semanales. Siempre verifica el tiempo que te tomará desarrollar cada proyecto para que conozcas una fecha aproximada de conclusión y así tener presente cuando puedes aceptar otro proyecto ¡Si terminas el proyecto antes de la fecha de entrega al cliente! Ya tendrás más espacio.
- Avances parciales: Es de suma importancia agendar con cada cliente entregas de avances parciales ¡Habla muy bien de ti! Por qué brindas un buen servicio cuidando la comunicación constante que debes dar, también te ayuda a prevenir una corrección y un error. Revisar el avance y comentar lo que se trabajará después permite saber con exactitud que vas por buen camino y no se caer en el error. No solo es saber trabajar con múltiples proyectos a la vez, también es saber coordinar los informes y entregas de avances de cada proyecto ¡Para que los clientes se sientan atendidos!
- Necesitas ayuda: De pronto te das cuenta de que tienes demasiado trabajo, en este caso lo más recomendable es buscar a un colaborador que nos ayude ¡Se puede pensar que es un gasto extra! Pero si lo miras de diferente manera, es lo mejor. Contratar a un colaborador te costará una inversión y quizá tu comisión de pago disminuya, es eso o quedar mal con algún cliente que puede descontar, cancelar el proyecto o aplicar penalizaciones. Con el colaborador podrás disminuir tu carga de trabajo y hacer espacio para otro proyecto ¡Cuidado! Contratar a un tercero no es igual a descuidar el trabajo, se tienen que hacer supervisiones. Lo mejor es evitar una sobre carga ¡lo ideal es avanzar poco a poco!
- Usa la nube: Es fundamental guardar todo en la nube para prevenir cualquier pérdida de trabajo por cortos de luz, apagones o falla técnica del equipo. Organiza por carpetas y en orden de prioridad ¡Además! De tener siempre todo a la mano y en cualquier momento podrás acceder desde tu móvil.
- Actualiza tus reportes: Tener tus reportes actualizados te dará mejor control en cada una de las áreas que finalices. De este modo, evitamos duplicar cosas que ya hiciste, ves mejor el panorama del tiempo al tener tus avances registrados de una forma resumida ¡Si mantienes la disciplina de tener todo actualizado será la clave en el éxito de la gestión de múltiples proyectos!
- Flexibilidad: Cada cliente es diferente habrá con quien puedas negociar la fecha de entrega y con quien es inamovible la fecha de entrega ¡Identifica! A cada uno de tus clientes, esto te ayudará en caso de que surja una emergencia en algún proyecto, puedes modificar tus bloques de tiempo para resolver dicha emergencia, manteniendo la prioridad de la fecha de entrega.
- Contratiempos: Es inevitable tener contratiempos en algún momento cuando se gestionan varios proyectos a la vez. Ante algo así, se debe notificar al cliente o clientes afectados lo antes posible, darles una solución realista y honesta. La importancia de tener tus reportes actualizados es que podrás ver con cuanto tiempo cuentas para avanzar en los proyectos que no puedas hacer en el plazo establecido.
Lo mejor es avisar al cliente sobre el avance alcanzado y dar la razón del contratiempo. De ser necesario puedes ofrecer un descuento o un plus al proyecto donde el cliente sienta que sé está dando una solución real ¡Nunca dejes al cliente con un trabajo sin terminar!
En conclusión, trabajar en múltiples proyectos simultáneamente es algo complejo, pero no es algo que no se pueda lograr. No importa si tienes un trabajo fijo o remoto, en cualquiera de los dos siempre se deben desarrollar diferentes habilidades que permitan el crecimiento personal ¡Todo es posible con esfuerzo, dedicación, disciplina y compromiso!
